YTimes Кафе
Search
K

Инвентаризации

контроль остатков и потерь
Инвентаризация (ревизия) - это фиксация текущего состояния количества товаров в заведении в определенный момент времени для анализ расходов/потерь товара за период между текущей инвентаризацией и предыдущей.

Варианты инвентаризаций

В программе реализовано два типа инвентаризаций:
  • Общие/плановые (делаются по любой группе товаров управляющим в любой момент времени, например раз в неделю или раз в месяц).
  • Ежедневная инвентаризация самого основного товара сотрудником смены (кассиром).
Итоги инвентаризаций разных типов не пересекаются между собой. Управляющий видит недостачи/потери товаров за весь период с момента прошлой своей ревизии (например за месяц) вне зависимости от того, делали ли сотрудники инвентаризацию основного товара каждый день.
Рекомендуется проводить общие ревизии хотя бы раз в месяц, чтобы остаток товара в программе соответствовал остатку в торговой точке.

Проведение общих инвентаризаций

Чтобы провести ревизию, необходимо зайти на страницу: Склад - Ревизии - Провести ревизию. Далее выбрать группу товаров, посчитать актуальное количество товара на точке и указать в программе. Такие ревизии сохраняются текущей датой и текущим временем.
Ревизия проводится прямо с телефона, чтобы свободно ходить по складу/торговой точке и не мешать работе кассира. Экран проведения ревизии специально адаптирован под экран телефона.

Проведение ежедневных инвентаризаций сотрудниками смены

Как правило в заведении есть часть основного товара, который считается каждый день. Для контроля и оперативного реагирования на заканчивающийся товар. Например, в кофейне это кофе, молоко и одноразовые стаканы.
Предварительно нужно зайти в справочник товаров (Склад - Товары) и для всех основных товаров, которые нужно контролировать каждый день, задать настройку "Требуется подсчет количества (сотрудниками на смене)".
После этого сотрудники смогут проводить инвентаризацию основного товара на странице: Склад - Подсчет остатков.
Инвентаризация сотрудниками проводится с личных телефонов, чтобы без ограничений ходить по торговой точке и не мешать работе кассовой программы. Если проводить инвентаризацию с телефонов нет возможностей, то можно на планшете кассира открыть отдельно браузер и заполнять текущие остатки там, не закрывая программу для приема заказов.
Если у сотрудников нет страницы "Склад - Подсчет остатков", в настройки роли пользователей (например, для бариста) необходимо включить права "Ежедневный подсчет товара".

Результаты проведения инвентаризаций

После того, как проведена инвентаризация, создается отчет по движению товара и обнаруженным потерям. Все отчеты по инвентаризациям доступны на странице: Склад - Ревизии. У каждой ревизии указано, кто ее проводит и когда. Рассмотрим пример:
У каждого товара в итогах инвентаризации указан интервал дат/времени, за который посчитан результат (недостача или лишние), какое количество товара было на прошлой инвентаризации, какой стало на текущей инвентаризации и все движение товаров в рамках этого интервала.
Рассмотрим пример с картинки выше, "Сироп Белый шоколад":
  • 08.10 в 20:12:07 этого товара по итогам инвентаризации было 1.62 литра.
  • Затем 10.11 в 14:10:46 мы посчитали, что такого товара на остатках у нас осталось 2.25 литра. Но за это время (с 08.10 до 10.11) мы успели закупить 4 литра данного сиропа.
  • Итого за этот интервал времени мы куда-то потратили 3.38 литра сиропа. Что видно в колонке "Расход по ревизии". Это общий расход с учетом всех потерь.
  • Далее в колонке "Расход по заказам" указано, сколько ушло этого сиропа для приготовления всех заказов за это же время: 3.07 литра, т.е. по прямому назначению.
  • Поэтому по итогу ревизии была выявлена недостача 0.31 литра сиропа. Или по-другому это называется потеря. Т.е. расход товара не по назначению (не на заказы).
Стоит отметить, что причин потерь товара может быть несколько и вам предстоит их выяснить, чтобы в дельнейшем потерь было меньше и остатки сходились при каждой ревизии:
  • В рецепте блюд/напитков указан неправильный расход ингредиента, либо сотрудники добавляют в блюда/напитки бОльшее количество ингредиента чем прописано в тех карте (например, положено добавлять 10мл сиропа, а добавляется 12-15мл). Т.е. имеется перерасход. Это можно проверить по движению товара (значок в последней колонке) и проверим рецепты по весам.
  • Не внесли списание (например, разбили бутылку).
  • Товар своровали.
  • На прошлой ревизии не правильно посчитали товар (или на глаз, в случае весового).
  • На текущей ревизии не правильно посчитали товар.
При начале работы заведения инвентаризации лучше проводить часто (например раз в несколько дней), чтобы настроить рецепты блюд/напитков (тех карты) на актуальные значения. Чем меньше интервал ревизии, тем проще потом понять, что было не так и почему образовалась недостача.
Если в инвентаризации не верно указали актуальное значение товара, можно нажать на значение товара в колонке "Стало" и поправить.

Инвентаризации товаров, не участвующих в меню (в заказах)

Контролировать расход товара стоит и в том случае, если товар не используется для заказов. Например, хоз товары или чековая лента. Для этого проводим инвентаризацию точно так же. В результатах ревизии в колонке "Расход по ревизии" будет указано, сколько потратили данного товара. Если проводить инвентаризацию раз в месяц, то как раз и будет понятен расход за месяц. Чтобы по таким товарам не считалась недостача, в карточке товара нужно будет снять галочку "Вычислять недостачу на ревизии".

Выявление потерь по итогам сразу нескольких инвентаризаций

По умолчанию итоги инвентаризации показываются за интервал с момента предыдущей инвентаризации. Например, если мы проводим инвентаризацию раз в месяц, то и данные у нас за каждый месяц. Но что, если мы в конце года ходим понять общий результат по итогам всех инвентаризаций? В таком случае можно открыть итоги последней инвентаризации и задать настройку "Сравнить со значениями последней ревизии до даты", указать дату на начало года. Таким образом данные по каждому товару будут построены за интервал от найденной последней ревизии перед указанной датой до текущей ревизии. В текущем примере за целый год.

Места хранения

При проведении инвентаризации в заведениях с большим помещением есть одна проблема: один и тот же товар может храниться в разных местах вашего помещения в разных единицах измерения. Сотруднику придется сначала просуммировать остатки одного и того же товара прежде чем внести в систему. При этом товар может фасоваться в упаковках разного размера, веса, объема и т.д. Например, молоко может быть 850мл, 950мл, 1 литр, упаковкой в 12 литров и т.д. И считать его на складе удобнее всего этими упаковками, а не переводя условные 950мл в литры перед записью в систему.
Без мест хранения подсчет остатков выглядит так: считаем молоко в подсобке, считаем молоко на барной стойке, суммируем, после этого записываем в систему и переходим к следующему товару и т.д.
Чтобы избежать подобной путаницы, можно настроить "места хранения" товара. Так мы сможем задать, что товар у нас хранится в разных частях помещения в разных единицах измерения. Например, мы можем определить что у нас весь товар хранится в трех зонах:
  • Подсобное помещение (молоко в упаковках по 12л, кофе в пачках 1кг).
  • Холодильник у бара (молоко в пачках по 1л и молоко распечатанная пачка).
  • Барная стойка (уже распечатанный кофе, пачка в граммах).
При такой схеме сотрудник сможет производить подсчет в следующей последовательности:
  • Подсобка, молоко в упаковках 12 л.
  • Подсобка, кофе в пачках 1 кг.
  • Холодильник, молоко в пачках 1 л.
  • Холодильник, молоко в распечатанной пачке в миллилитрах.
  • Барная стойка, кофе в распечатанной пачке в граммах.
Сотрудник как бы проводит опись всего помещения, внося данные в систему. Программа сама суммирует товар из разных зон. Минусом такого подхода является то, что карту расположения товара (и используемые единицы измерения) нужно настроить заранее управляющему и поддерживать ее в актуальном состоянии.
Места хранения настраиваются в разделе "Склад - Справочники - Места хранения". Нужно строго определить последовательность мест хранения и внутри каждого места хранения определить последовательность хранящихся товаров (порядок можно менять местами). Именно в такой последовательности будет проводиться подсчет остатков.
Кроме того в местах хранения можно определить вес тары для весового товара. Тогда на ревизии можно будет задавать вес с учетом тары.