Работа со сменой

смена сотрудников на экране кассира

Рабочая смена на кассе фиксирует:

  • Отчет по движению денежных средств в кассе (сколько было на начало, сколько должно остаться на конец и есть ли недостача).

  • Движение товара за смену (можно заполнить приход, списание товара, перемещение со склада, приготовление заготовок, а так же провести инвентаризацию).

  • Чек-лист открытия и закрытия смены - список дел, которые необходимо выполнить для поддержания чистоты, порядка и всех бизнес-процессов на точке.

У каждой смены есть дата и порядковый номер (номер смены каждый день начинается с единицы). Например, если в день у вас работает всего одна смена, то утром при открытии заведения нужно открыть смену, в конце дня закрыть. Если есть одна пересменка, то смен будет две, по пол дня. И так далее.

Без открытия смены сотрудники не могут принимать заказы и оплату с гостя.

Открытие смены

Для того, чтобы открыть смену, необходимо в главном меню нажать "Открыть смену". Откроется окно для заполнения суммы наличных в денежном ящике на начало смены. Сумма задается по количеству всех купюр и монет, чтобы снизить вероятность ошибки.

По умолчанию в окне отображается сумма с закрытия прошлой смены. Но сотруднику всё равно нужно пересчитать купюры на начало смены, чтобы убедиться, что с прошлой смены всё осталось на месте. И если что-то не совпадает, сообщить своему управляющему.

После того как сумма заполнена, нажимаем в окошке "Открыть смену". Смена откроется и можно принимать заказы. Кроме того если подключена касса, кассовый аппарат распечатает чек открытия смены и чек внесения наличных.

Когда смена открыта, можно нажать на имя сотрудника слева сверху и перечислить всех сотрудников, кто будет работать на смене помимо кассира, если их несколько. Это нужно для статистики и для автоматического расчета зарплаты, если нужно.

Данный список не влияет на кассовые чеки и нужен лишь для внутреннего учета. Напоминаем, что все действия на экране кассира будут совершаться от имени того, кто ввел свой код для входа в программу, а не тот кто перечислен в смене.

Отчет о движении денежных средств

Основной раздел в смене - это "Отчет". По мере принятия заказов тут будет показана выручка по разным типам оплаты и ожидаемая сумма на конец смены.

Если вы открыли смену, указав неправильную сумму, необходимо внести корректировку в разделе "Внесение и инкассация наличных" на недостающую сумму.

Если вы вносите дополнительные средства в кассу или изымаете, это необходимо указать в смене в разделе "Внесение и инкассация наличных". Если вы оплатили товар или услуги из кассы, это необходимо указать в разделе "Затраты и товар". Не допускается изъятие/внесение наличных в денежный ящик без указания данного факта в отчет смены.

По умолчанию на кассовом аппарате будут печататься чеки внесения/изъятия наличных в случае их заполнения. В случае, если это вам не нужно, в личном кабинете необходимо отключить опцию "Настройки - Система - Касса - Выполнять внесения/изъятия на кассе".

Затраты и товар

Всякий раз, когда на точку привозят какой-либо товар или из кассы оплачивают что-либо, это необходимо внести в отчет смены в раздел "Затраты и товар". В накладной указывается поставщик, дата/номер и тип оплаты заказа.

Если указать оплату наличными, то программа зафиксирует, что деньги выдали из кассы и зафиксирует приход товара на склад. Если указать оплату по безналу, то зафиксируется только приход товара на складе без вычета средств из кассы.

По аналогии в смене указываются: не товарные расходы (например оплата телефона, охраны, зарплаты), списание товаров, приготовление заготовок. Так же можно оформить перемещение со склада, если товар привезли не от поставщика, а с вашего распределительного центра.

Обратите внимание, что данные функции могут быть недоступны кассирам, если у них будут отключены соответствующие права в личном кабинете.

Все внесенные поступления, списания и перемещения будут отображены в смене списком. В случае необходимости можно будет поправить их, нажав на один из пунктов в списке:

Чек-листы

Управляющий может настроить список задач, которые необходимо выполнить сотрудникам смены при открытии и закрытии смены. Это позволяет систематизировать работу заведения и не забывать производить важные функции в заведении, например, прочистку элементов кофемашины. Пункт чек-листа отмечается как выполненный только тем сотрудником, который непосредственно сделал данную задачу! Список пунктов разделен на группы - то что делается в начале смены до открытия и то, что делается в самом начале смены, но уже после открытия (аналогично в конце смены до закрытия заведения и уже после закрытия заведения).

Смену нельзя будет закрыть, пока не отмечено исполнение чек листа открытия или закрытия смены.

Как закрыть смену

Когда смена завершена и сделаны все пункты чек-листа закрытия смены, необходимо заполнить данные по суммам в кассе и закрыть смену. Для этого нужно:

  1. Сверяем сумму по банковскому терминалу. Для этого на банковском терминале делаем краткий отчет по операциям (Если терминал автономный, смотрите инструкцию от банковского терминала как это сделать. Если терминал подключен к программе, это можно сделать кнопкой "Отчет по банку"). Сумму из распечатавшегося отчета вписать в отчет смены в разделе оплаты по карте. Если итоги совпали, значит всё хорошо. Если итоги не совпали, нужно будет разбираться в причине и исправлять её ДО закрытия смены (описано в следующем разделе).

  2. Сверяем наличные. Для этого в разделе оплаты наличными нажимаем "Задать сумму", считаем наличные в денежном ящике и вносим в окошко по купюрам. Если итоговая сумма совпадет, значит всё хорошо. Если сумму не совпала и есть недостача или лишние, необходимо выяснить причину и устранить её ДО закрытия смены.

  3. Когда итоги по банку и по наличным сошлись, нажимаем "Закрыть смену" и подтверждаем закрытие.

  4. Программа спросит, нужно ли напечатать Z-отчет по кассе. Нужно соглашаться, если вы закрываете последнюю смену за сегодня. Если смена промежуточная и заведение продолжит сегодня работать, Z-отчет можно пока не делать.

  5. После закрытия смены, если банковский терминал автономный, нужно обязательно распечатать "Сверку итогов" (смотрите инструкцию к терминалу). Если банковский терминал подключен к программе, сверка итогов распечатается автоматически при закрытии смены.

Фото чека сверки итогов рекомендуется отправлять управляющему для контроля.

На этом все, смена должна быть закрыта и программа откроет окно входа, где следующий сотрудник сможет зайти в программу.

Если отчет по банку не сходится

Если отчет по банку не сходится, необходимо выяснить причину и исправить. Для этого выбираем печать подробного отчета по банку с разбивкой по всем операциям оплаты картой и сравниваем со списком продаж в программе. Ошибка может быть по следующим причинам:

  • Распечатали чек неверного типа (гость оплатил по карте, а сотрудник пробил чек наличными или обратная ситуация).

  • У гостя на карте было недостаточно средств, но сотрудник не заметил и оформил продажу как по карте.

  • Сотрудник ошибся и вписал не ту сумму оплаты на банковском терминале (перепутал цифру).

  • На банковском терминале сделали возврат оплаты, а сама оплата осталась в системе.

  • Сотрудник принял оплату по банковской карте у гостя, но в программу эту продажу не внес. Тогда по банку будет больше чем в программе.

В любом случае нужно выяснить, на каком чеке возникло расхождение и исправить это до закрытия смены. Сравниваем все операции, которые прошли по банковскому терминалу (по полному отчету) со списком продаж, пробитых в программе (раздел "Продажи"). Таким образом вы найдете чек (или несколько), где идет несоответствие.

Как исправить:

  • Если для какого-то из чеков распечатали неверный тип оплаты, то нужно сделать чек возврата, затем еще раз для оплаты напечатать чек верного типа.

  • Если ошиблись в сумме чека, то делаем чек возврата, затем выбираем кнопку "Редактировать", чтобы отредактировать продажу и подогнать сумму к сумме реальной оплаты и затем снова печатаем чек верного типа.

  • Если у гостя не хватило средств, то делаем чек возврата и удаляем продажу (ну или кто-то за гостя доплачивает по банку).

Не сходится сумма наличных, есть недостача или лишние

Недостача (или лишние) в программе могут быть по следующим причинам:

  • При открытии смены вписали сумму наличных не правильно. Именно поэтому важно при открытии смены проверять сумму наличных в кассе.

  • При закрытии смены вписали сумму наличных не правильно. Стоит проверить, может быть какие-то купюры посчитали не верно и еще раз заполнить.

  • С кассы могли выдать денег как оплата товаров/услуг или инкассации и не записать эту сумму в отчет смены. Стоит проверить, выдавали ли кому-то деньги.

  • Гостю выдали неправильно сдачу или взяли с него наличные не верно. Этот случай можно лишь по камере проверить, но иногда такие ошибки вполне могут быть.

  • Делали возврат, но продажу из истории чеков не удалили (если присутствуют отложенные чеки)

Last updated