Учет расходов
расходы каждой торговой точки для определения финансовых показателей
Система позволяет проводить учет и анализ расходов торговой точки, как на закупку товаров, так и затраты на не товарные расходы, такие как аренда, коммунальные услуги, интернет, реклама и прочее.
Товарные расходы фиксируются в разделе "Склад - Движение товаров - Поступление" (об этом в отдельной статье). Не товарные расходы редактируются на странице "Финансы - Расходы". Далее в текущей статье рассматриваются именно не товарные расходы.
Прежде всего необходимо определить список категорий не товарных расходов на странице: "Финансы - Расходы - Категории расходов".
Категории расходов могут быть постоянными (одинаковый платеж в месяц, например, Аренда) или переменными (например, Такси, маркетинг). Такое деление нужно лишь для того, чтобы правильно построить финансовый отчет заведения в статистике.
Так же в настройках категории можно указать, доступна ли эта категория в отчете смены на экране кассира. Например, если из кассы выдаются деньги на такси, такая категория должна быть доступна сотрудникам для фиксирования затрат по данной категории. В то время как расходы по аренде не относятся к экрану кассира, потому такую категории доступной для указания в отчете смены можно не делать.
Когда к вам в заведение привозят товар (очередная поставка) или сотрудники смены отдают деньги из кассы на различные нужды (не товарные расходы), в отчете смены необходимо это зафиксировать в специальном разделе "Затраты и товар". При этом сотрудники отмечают - оплачивали они товар из кассы наличными или товар поступил по безналу. Кроме того указывается количество пришедшего товара (для учета на складе). Все расходы сгруппиро ваны по группам - чекам/товарным накладным.
Таким образом день за днем большинство всех расходов и поставок заполняются сотрудниками смены и для вас процесс выглядит "автоматическим", остается лишь иногда проверять их корректность.
Любые расходы за любое число можно заполнить на странице "Финансы - Расходы". Тут же можно проконтролировать и откорректировать расходы, внесенные ранее.
Как правило большинство расходов заполняется сотрудниками по мере их наступления. Все прочее заполняется управляющим с главной страницы.
У каждого документа есть номер и дата (заполняется в соответствии с накладной/счетом от контрагента, если нужно это учитывать). Так же проставляется дата и тип оплаты документа. Это позволяет не забыть оплатить услуги с безналичным расчетом.
Если есть постоянные расходы по определенным категориям, можно настроить автозаполнение на странице "Финансы - Расходы - Авто-заполнение". Как правило постоянные расходы идут на аренду, интернет, банковский счет, охрану и т.д. Например, расходы на телефон 500 рублей, чтобы каждый месяц не тратить время на внесение таких расходов в программу, можно заполнить специальный шаблон и далее расход будет вноситься автоматически.
Так же стоит настроить автоматический учет комиссии за оплату по карте. Отдельную категорию для этого создавать не нужно. Нужно задать % комиссии за операции в поле "Комиссия эквайринга" на странице: "Настройки - Система - Касса".
При такой настройке каждый раз при закрытии смены программа сама посчитает выручку по карте, размер комиссии и добавит в расходы новую запись, указав все нужные суммы.
Все расходы торговой точки (как на закупку товаров, так и на не товарные расходы) собираются в единый финансовый отчет по месяцам на странице "Статистика - Финансы - Отчет".
Посмотреть статистику по расходу с разбивкой по всем категориям можно на странице "Статистика - Расходы по категориям", предварительно задав нужный временной интервал. На диаграмме слева расходы по группам, на диаграмме справа расходы выбранной группы.
Кроме того можно посмотреть динамику расходов по месяцам на странице "Статистика - Расходы по месяцам". Предварительно нужно указать временной диапазон, например, год и категории расходов, которые интересно проанализировать. Если не указывать категории расходов, то в отчете отобразится общий расход за каждый месяц. Например, на картинке динамика расходов на мероприятия за год.
Last modified 6mo ago