Работа со сменой
смена сотрудников на экране кассира
Рабочая смена на кассе фиксирует:
Отчет по движению денежных средств в кассе (сколько было на начало, сколько должно остаться на конец и есть ли недостача).
Движение товара за смену (можно заполнить приход, списание товара, перемещение со склада, приготовление заготовок, а так же провести инвентаризацию).
Чек-лист открытия и закрытия смены - список дел, которые необходимо выполнить для поддержания чистоты, порядка и всех бизнес-процессов на точке.
У каждой смены есть дата и порядковый номер (номер смены каждый день начинается с единицы). Например, если в день у вас работает всего одна смена, то утром при открытии заведения нужно открыть смену, в конце дня закрыть. Если есть одна пересменка, то смен будет две, по пол дня. И так далее.
Без открытия смены сотрудники не могут принимать заказы и оплату с гостя.
Открытие смены
Для того, чтобы открыть смену, необходимо в главном меню нажать "Открыть смену". Откроется окно для заполнения суммы наличных в денежном ящике на начало смены. Сумма задается по количеству всех купюр и монет, чтобы снизить вероятность ошибки.
По умолчанию в окне отображается сумма с закрытия прошлой смены. Но сотруднику всё равно нужно пересчитать купюры на начало смены, чтобы убедиться, что с прошлой смены всё осталось на месте. И если что-то не совпадает, сообщить своему управляющему.
После того как сумма заполнена, нажимаем в окошке "Открыть смену". Смена откроется и можно принимать заказы. Кроме того если подключена касса, кассовый аппарат распечатает чек открытия смены и чек внесения наличных.
Когда смена открыта, можно нажать на имя сотрудника слева сверху и перечислить всех сотрудников, кто будет работать на смене помимо кассира, если их несколько. Это нужно для статистики и для автоматического расчета зарплаты, если нужно.
Данный список не влияет на кассовые чеки и нужен лишь для внутреннего учета. Напоминаем, что все действия на экране кассира будут совершаться от имени того, кто ввел свой код для входа в программу, а не тот кто перечислен в смене.
Отчет о движении денежных средств
Основной раздел в смене - это "Отчет". По мере принятия заказов тут будет показана выручка по разным типам оплаты и ожидаемая сумма на конец смены.
Если вы открыли смену, указав неправильную сумму, необходимо внести корректировку в разделе "Внесение и инкассация наличных" на недостающую сумму.
Если вы вносите дополнительные средства в кассу или изымаете, это необходимо указать в смене в разделе "Внесение и инкассация наличных". Если вы оплатили товар или услуги из кассы, это необходимо указать в разделе "Затраты и товар". Не допускается изъятие/внесение наличных в денежный ящик без указания данного факта в отчет смены.
По умолчанию на кассовом аппарате будут печататься чеки внесения/изъятия наличных в случае их заполнения. В случае, если это вам не нужно, в личном кабинете необходимо отключить опцию "Настройки - Система - Касса - Выполнять внесения/изъятия на кассе".
Затраты и товар
Всякий раз, когда на точку привозят какой-либо товар или из кассы оплачивают что-либо, это необходимо внести в отчет смены в раздел "Затраты и товар". В накладной указывается поставщик, дата/номер и тип оплаты заказа.
Если указать оплату наличными, то программа зафиксирует, что деньги выдали из кассы и зафиксирует приход товара на склад. Если указать оплату по безналу, то зафиксируется только приход товара на складе без вычета средств из кассы.
По аналогии в смене указываются: не товарные расходы (например оплата телефона, охраны, зарплаты), списание товаров, приготовление заготовок. Так же можно оформить перемещение со склада, если товар привезли не от поставщика, а с вашего распределительного центра.
Обратите внимание, что данные функции могут быть недоступны кассирам, если у них будут отключены соответствующие права в личном кабинете.
Все внесенные поступления, списания и перемещения будут отображены в смене списком. В случае необходимости можно будет поправить их, нажав на один из пунктов в списке:
Чек-листы
Управляющий может настроить список задач, которые необходимо выполнить сотрудникам смены при открытии и закрытии смены. Это позволяет систематизировать работу заведения и не забывать производить важные функции в заведении, например, прочистку элементов кофемашины. Пункт чек-листа отмечается как выполненный только тем сотрудником, который непосредственно сделал данную задачу! Список пунктов разделен на группы - то что делается в начале смены до открытия и то, что делается в самом начале смены, но уже после открытия (аналогично в конце смены до закрытия заведения и уже после закрытия заведения).
Смену нельзя будет закрыть, пока не отмечено исполнение чек листа открытия или закрытия смены.
Как закрыть смену
Когда смена завершена и сделаны все пункты чек-листа закрытия смены, необходимо заполнить данные по суммам в кассе и закрыть смену. Для этого нужно:
Сверяем сумму по банковскому терминалу. Для этого на банковском терминале делаем краткий отчет по операциям (Если терминал автономный, смотрите инструкцию от банковского терминала как это сделать. Если терминал подключен к программе, это можно сделать кнопкой "Отчет по банку"). Сумму из распечатавшегося отчета вписать в отчет смены в разделе оплаты по карте. Если итоги совпали, значит всё хорошо. Если итоги не совпали, нужно будет разбираться в причине и исправлять её ДО закрытия смены (описано в следующем разделе).
Сверяем наличные. Для этого в разделе оплаты наличными нажимаем "Задать сумму", считаем наличные в денежном ящике и вносим в окошко по купюрам. Если итоговая сумма совпадет, значит всё хорошо. Если сумму не совпала и есть недостача или лишние, необходимо выяснить причину и устранить её ДО закрытия смены.
Когда итоги по банку и по наличным сошлись, нажимаем "Закрыть смену" и подтверждаем закрытие.
Программа спросит, нужно ли напечатать Z-отчет по кассе. Нужно соглашаться, если вы закрываете последнюю смену за сегодня. Если смена промежуточная и заведение продолжит сегодня работать, Z-отчет можно пока не делать.
После закрытия смены, если банковский терминал автономный, нужно обязательно распечатать "Сверку итогов" (смотрите инструкцию к терминалу). Если банковский терминал подключен к программе, сверка итогов распечатается автоматически при закрытии смены.
Фото чека сверки итогов рекомендуется отправлять управляющему для контроля.
На этом все, смена должна быть закрыта и программа откроет окно входа, где следующий сотрудник сможет зайти в программу.
Если отчет по банку не сходится
Если отчет по банку не сходится, необходимо выяснить причину и исправить. Для этого выбираем печать подробного отчета по банку с разбивкой по всем операциям оплаты картой и сравниваем со списком продаж в программе. Ошибка может быть по следующим причинам:
Распечатали чек неверного типа (гость оплатил по карте, а сотрудник пробил чек наличными или обратная ситуация).
У гостя на карте было недостаточно средств, но сотрудник не заметил и оформил продажу как по карте.
Сотрудник ошибся и вписал не ту сумму оплаты на банковском терминале (перепутал цифру).
На банковском терминале сделали возврат оплаты, а сама оплата осталась в системе.
Сотрудник принял оплату по банковской карте у гостя, но в программу эту продажу не внес. Тогда по банку будет больше чем в программе.
В любом случае нужно выяснить, на каком чеке возникло расхождение и исправить это до закрытия смены. Сравниваем все операции, которые прошли по банковскому терминалу (по полному отчету) со списком продаж, пробитых в программе (раздел "Продажи"). Таким образом вы найдете чек (или несколько), где идет несоответствие.
Как исправить:
Если для какого-то из чеков распечатали неверный тип оплаты, то нужно сделать чек возврата, затем еще раз для оплаты напечатать чек верного типа.
Если ошиблись в сумме чека, то делаем чек возврата, затем выбираем кнопку "Редактировать", чтобы отредактировать продажу и подогнать сумму к сумме реальной оплаты и затем снова печатаем чек верного типа.
Если у гостя не хватило средств, то делаем чек возврата и удаляем продажу (ну или кто-то за гостя доплачивает по банку).
Не сходится сумма наличных, есть недостача или лишние
Недостача (или лишние) в программе могут быть по следующим причинам:
При открытии смены вписали сумму наличных не правильно. Именно поэтому важно при открытии смены проверять сумму наличных в кассе.
При закрытии смены вписали сумму наличных не правильно. Стоит проверить, может быть какие-то купюры посчитали не верно и еще раз заполнить.
С кассы могли выдать денег как оплата товаров/услуг или инкассации и не записать эту сумму в отчет смены. Стоит проверить, выдавали ли кому-то деньги.
Гостю выдали неправильно сдачу или взяли с него наличные не верно. Этот случай можно лишь по камере проверить, но иногда такие ошибки вполне могут быть.
Делали возврат, но продажу из истории чеков не удалили (если присутствуют отложенные чеки)
Last updated
